文件怎么移交

100次浏览发布时间：2025-01-06 12:56:04

文件移交是一个系统性的过程，涉及多个步骤和注意事项。以下是文件移交的一般步骤和要点：

明确归档范围和不归档范围，将应归档的文件案卷移交给上级档案部门，不归档的案卷仅留存在本机关团体供工作参考。

将归档文件目录或案卷目录打印或复印成一式三份，分别交移交部门、接收部门一份，另一份留存在档案盒内。

在移交目录后面，应附有《移交备考表》，内容包括档案盒总数、移交人、接收人、交接时间等项目。可以使用电子表格模板填写并打印，建议使用档案管理软件提高管理效率。

档案管理部门要对案卷进行严格检查，包括案卷质量、文件数量、文件是否损坏、装订是否整齐等。

检查案卷内文件的数量与移交目录内所列的数量是否吻合，文件件数或卷内文件页数是否与案卷封面所填写的数目一致。

归档文件的案卷检查完毕后，对符合要求的案卷办理具体移交手续。

交接双方各拿一份移交目录，核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字。

必须填写《档案材料移交清单》，一式两份，一份由移交单位保存备查，一份随文件材料移交学校档案馆。

移交档案当面清点无误后，双方在移交清单上签字。

纸质等传统载体档案的移交方式为实体移交。

电子档案由于自身特性，移交时存在在线和离线两种方式。在线移交应通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。离线移交应采用光盘等符合归档要求的载体，并进行数据刻录及检测。

机关应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。

移交内容应包括档案原件与相应复制件、档案检索工具、编研成果等。

移交方式包括实体移交和电子档案移交，电子档案移交需注意数据安全和完整性。

接收方需对移交的档案进行整理，确保装订整齐规范、封面题名清晰、卷内目录完整、备考表填写完整等。

接收方在核对无误后，需在移交清单上签字，并保存一份档案的副本以备后续使用。

通过以上步骤和注意事项，可以确保文件移交过程规范、有序，保障档案的完整性和安全性。

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